Bygge tilpassede arbeidsflytvarianter med InfoX oppgaver

Hvert team har forskjellige arbeidsflytstadier. Salgsteam beveger seg gjennom "Leads → Kvalifisert → Tilbud → Lukket." Due diligence-team bruker "Forskning → Verifisering → Styregjennomgang → Godkjent." Kjøretøyinspeksjoner følger "Planlagt → Pågår → Fullført."

De fleste oppgaveadministrasjonsverktøy tvinger deg inn i deres arbeidsflyt. InfoX lar deg opprette tilpassede kolonner som matcher nøyaktig hvordan du jobber.

Hvorfor tilpassede kolonner er viktig

Arbeidsflyten din er unik. Kanban-brettet ditt bør gjenspeile det.

Uten tilpassede kolonner:

• Du tvinges inn i generiske stadier ("Å gjøre," "Pågår," "Ferdig")
• Teamet ditt bruker tid på å forklare hva hvert stadium faktisk betyr
• Oppgaver kartlegges ikke naturlig til din virkelige prosess

Med tilpassede kolonner:

• Brettstadier matcher din faktiske arbeidsflyt
• Teammedlemmer forstår umiddelbart hva hver kolonne representerer
• Oppgaver flyter naturlig gjennom prosessen din
• Ingen mental oversettelse nødvendig

Kolonneadministrasjon

Opprette kolonner

1. Aktiver redigeringsmodus (klikk på redigeringsikonet)
2. Klikk "Ny kolonne"
3. Skriv inn kolonnenavn (maks 35 tegn)
4. Lagre

Den nye kolonnen din vises umiddelbart, klar for oppgaver.

Eksempelkolonner for forskjellige arbeidsflytvarianter:

Salgsteam:

• Leads → Kontaktet → Møte planlagt → Tilbud sendt → Lukket → Tapt

Bilforhandler:

• Innbytteevaluering → Inspeksjon → Prissetting → Listet → Solgt

Compliance-team:

• Due Diligence → Verifisering → Risikogjennomgang → Godkjent → Avslått

Prosjektadministrasjon:

• Backlog → Pågår → Testing → Distribuert

Flåteadministrasjon:

• Planlagt vedlikehold → Under service → Venter på deler → Fullført

Gi nytt navn til kolonner

Har prosessen din utviklet seg? Kolonnenavn bør også utvikle seg.

1. Aktiver redigeringsmodus
2. Klikk på kolonnenavn
3. Skriv inn nytt navn
4. Lagre

Brukstilfelle: Det som var "Følg opp" er nå "Venter på godkjenning." Gi nytt navn til kolonnen uten å miste oppgaver.

Omorganisere kolonner

Dra kolonner til venstre eller høyre for å endre rekkefølge. Systemet opprettholder rekkefølge automatisk.

Brukstilfelle: Du innser at "Under gjennomgang" bør komme før "Godkjent," ikke etter. Dra for å omorganisere. Oppgaver forblir i sine kolonner.

Slette kolonner

1. Aktiver redigeringsmodus
2. Klikk slettikon på kolonne
3. Bekreft sletting

Advarsel: Sletting av en kolonne sletter alle oppgaver i den kolonnen. InfoX bekrefter før sletting for å forhindre uhell.

Beste praksis: Før du sletter en kolonne med oppgaver, flytt oppgaver til en annen kolonne eller arkiver dem.

Tegngrense

Kolonnenavn er begrenset til 35 tegn. Hold navn korte og skannbare.

Gode navn:

• "Venter på klient"
• "Teknisk gjennomgang"
• "Styregodkjenning"

For lange:

• "Venter på at klient skal gi tilleggsinformasjon"
• "Teknisk gjennomgang og kvalitetssikringsprosess"

Arbeidsflyteksempler for forskjellige bransjer

Salgspipeline

Kolonner:

1. Nye leads → Ukvalifiserte prospekter
2. Kvalifisert → Leads som oppfyller kriterier
3. Møte planlagt → Første kontakt booket
4. Tilbud sendt → Tilbud levert
5. Forhandling → Vilkår diskuteres
6. Lukket vunnet → Avtale fullført
7. Lukket tapt → Mulighet avslått

Hvordan det fungerer:

• Legg til nye prospekter som oppgaver i "Nye leads"
• Legg ved bedriftsprofiler (se økonomi, status, ledelse)
• Dra gjennom stadier etter hvert som salg går videre
• Arkiver fullførte avtaler (vunnet eller tapt)

Bilforhandleroperasjoner

Kolonner:

1. Innbytte mottatt → Innledende evaluering
2. Inspeksjon planlagt → Mekanikerkontroll booket
3. Prissetting → Bestemme salgsverdi
4. Listet → Tilgjengelig for salg
5. Prøvekjøringer → Prospekter ser på
6. Solgt → Avtale fullført

Hvordan det fungerer:

• Skann innbytte-nummerskilt → Legg til huskeliste
• Legg ved komplette kjøretøydata (spesifikasjoner, lån, inspeksjonsstatus)
• Flytt gjennom klargjøring og salgsprosess
• Arkiver solgte kjøretøy

Compliance og due diligence

Kolonner:

1. Nye forespørsler → Due diligence skal starte
2. Forskning → Samle informasjon
3. Finansiell gjennomgang → Analysere tall
4. Risikovurdering → Evaluere bekymringer
5. Juridisk gjennomgang → Kontrakt/compliance-sjekk
6. Styrebeslutning → Endelig godkjenningsstadium
7. Godkjent → Klarert til å fortsette
8. Avvist → Ikke godkjent

Hvordan det fungerer:

• Søk etter firma i InfoX → Legg til huskeliste
• Legg ved fullstendige bedriftsprofiler
• Flytt gjennom due diligence-stadier
• Legg til notater i oppgaveinnhold (funn, bekymringer)
• Arkiver etter styrebeslutning

Flåtevedlikehold

Kolonner:

1. Vedlikehold forfaller → Planlagt service
2. Under service → Jobbes med for øyeblikket
3. Venter på deler → Venter på komponenter
4. Kvalitetskontroll → Inspeksjon etter service
5. Fullført → Klar til å returnere

Hvordan det fungerer:

• Søk etter kjøretøy etter nummerskilt eller organisasjonsnummer
• Legg til "Vedlikehold forfaller" med komplette kjøretøydata
• Sett frister for inspeksjonsdatoer
• Dra gjennom servicestadier
• Arkiver fullførte vedlikeholdsoppgaver

Rekrutteringspipeline

Kolonner:

1. Kandidater → Potensielle ansettelser
2. Telefonscreening → Innledende samtale planlagt
3. Intervju → Møte booket
4. Referansesjekk → Verifisere bakgrunn
5. Tilbud gitt → Venter på aksept
6. Ansatt → Akseptert tilbud
7. Avslått → Går ikke videre

Hvordan det fungerer:

• Søk etter kandidatkontakter i telefonoppslag
• Legg til "Kandidater" med kontaktinformasjon
• Legg ved telefonnumre og adresser
• Flytt gjennom ansettelsesstad ier
• Arkiver etter ansettelse/avslag-beslutning

Prosjektadministrasjon

Kolonner:

1. Backlog → Planlagt arbeid
2. Klar → Forberedt til å starte
3. Pågår → Aktiv utvikling
4. Testing → Kvalitetssikring
5. Distribuert → Live/fullført

Hvordan det fungerer:

• Opprett oppgaver for funksjoner eller feil
• Tildel til utviklere
• Sett frister og påminnelser
• Dra gjennom utviklingslivssyklus
• Arkiver fullførte prosjekter

Tips for effektiv kolonnedesign

1. Match din virkelige prosess

Ikke design kolonner basert på hva som høres bra ut. Design dem basert på hvordan arbeid faktisk flyter gjennom teamet ditt.

Spør: "Hva er de faktiske stadiene en oppgave går gjennom fra start til slutt?"

2. Begrens kolonneantall

For mange kolonner blir overveldende. Sikter på 4-7 kolonner for de fleste arbeidsflytvarianter.

For få (2-3): Oppgaver samler seg; stadier er for generiske Optimalt (4-7): Klar progresjon, håndterbart brett For mange (10+): Overveldende, oppgaver går tapt

3. Bruk klare, handlingsorienterte navn

Gode navn beskriver tilstand eller handling:

• "Under gjennomgang"
• "Venter på godkjenning"
• "Planlagt"

Dårlige navn er vage:

• "Steg 2"
• "Midten"
• "Nesten ferdig"

4. Design for sluttilstander

De fleste arbeidsflytvarianter har flere mulige avslutninger:

• Godkjent vs Avvist
• Vunnet vs Tapt
• Fullført vs Kansellert

Opprett separate kolonner for forskjellige utfall slik at du kan arkivere oppgaver med klar status.

5. Iterer på arbeidsflyten din

Du trenger ikke å få kolonner perfekte umiddelbart. Start med en grunnleggende arbeidsflyt, deretter:

• Legg til kolonner når du legger merke til manglende stadier
• Gi nytt navn til kolonner når terminologi endres
• Omorganiser kolonner når sekvens endres
• Slett kolonner som aldri brukes

Arbeidsflyten din utvikler seg. Kolonnene dine bør også gjøre det.

Desktop vs mobil visninger

Horisontal visning (Desktop)

Kolonner vist side om side. Perfekt for å se hele arbeidsflyten på ett øyeblikk og dra oppgaver horisontalt mellom stadier.

Best for: Administrere full pipeline-visning, gjennomgå teamarbeidsbelastning, dra flere oppgaver

Vertikal visning (Mobil)

Kolonner stablet vertikalt. Sveip for å bytte mellom kolonner. Berøringsoptimalisert for telefoner.

Best for: Raske oppdateringer underveis, legge til oppgaver fra feltarbeid, sjekke oppgavedetaljer

Veksle mellom visninger med ett klikk. Bruk det som fungerer for enheten din.

Virkelig eksempel: Bygge en tilpasset salgsarbeidsflyt

Utgangspunkt: Generiske "Å gjøre → Pågår → Ferdig" kolonner

Problem: Salgsteam kan ikke spore prospekter effektivt. Hva betyr "Pågår"? Første kontakt? Tilbud sendt? Forhandler?

Løsning: Tilpassede kolonner

1. Klikk redigeringsmodus
2. Slett generiske kolonner
3. Opprett nye kolonner:
   • Nye leads
   • Kvalifisert
   • Møte planlagt
   • Tilbud sendt
   • Forhandling
   • Lukket vunnet
   • Lukket tapt
4. Lagre

Resultat:

• Salgsteam ser nå nøyaktig hvor hvert prospekt er
• Dra kort gjennom stadier etter hvert som avtaler går videre
• Klar separasjon mellom vunnede og tapte avtaler
• Ingen forvirring om oppgavestatus

Tid for å opprette tilpasset arbeidsflyt: 2 minutter Innvirkning på teamklarhet: Umiddelbar

Komme i gang med tilpassede arbeidsflytvarianter

Klar til å bygge din tilpassede arbeidsflyt?

1. Logg inn på InfoX
2. Naviger til Oppgaveadministrasjon (Huskeliste)
3. Aktiver redigeringsmodus (klikk på redigeringsikonet)
4. Opprett din første kolonne som matcher arbeidsflytstadiet ditt
5. Legg til flere kolonner for hvert stadium i prosessen din
6. Omorganiser ved å dra til venstre/høyre
7. Lagre og begynn å bruke

Fra generisk brett til tilpasset arbeidsflyt: minutter.

Konklusjon

Teamets arbeidsflyt er unik. Kanban-brettet ditt bør matche det nøyaktig, ikke tvinge deg inn i generiske "Å gjøre → Pågår → Ferdig" stadier.

InfoX gir deg full kontroll:

• Opprett kolonner som matcher prosessen din
• Gi nytt navn til stadier etter hvert som terminologi utvikler seg
• Omorganiser etter hvert som arbeidsflyt endres
• Slett ubrukte stadier

Enten du administrerer salgspipelines, due diligence-prosjekter, kjøretøyinspeksjoner eller flåtevedlikehold—bygg arbeidsflyten som matcher hvordan du jobber.

Ingen tvungne prosesser. Ingen kompromisser. Bare arbeidsflyten din.

Prøv det. Opprett din første tilpassede kolonne i dag.